Смета мероприятия
Соберите смету по статьям — увидите расходы на гостя, цену для заказчика и то, что останется вам. Статьи можно переименовывать, удалять и добавлять свои.
Цена для заказчика
903 500 ₽
11 294 ₽ на гостя
- Смета расходов
- 695 000 ₽
- Расходы на гостя
- 8 688 ₽
- Ваша маржа
- 208 500 ₽
- Маржинальность
- 23,1 %
Наценка 30 % к смете даёт маржинальность 23,1 % от цены: проценты считаются от разных чисел.
Смета считается снизу вверх
Есть два способа назвать цену. Первый — оттолкнуться от бюджета заказчика и посмотреть, что в него влезет. Второй — собрать всё, что придётся купить, и добавить свою часть сверху. Смета — это второй способ, и он единственный честный: пока статьи не сложены, вы не знаете, сколько мероприятие стоит на самом деле.
Практическая польза появляется в момент торга. Когда заказчик просит «подешевле», у вас перед глазами не одна цифра, а список строк с весами — и разговор идёт про площадку в будний день или кейтеринг другого уровня, а не про вашу наценку.
Где смета обычно теряет деньги
Расход посчитан целиком вместо «на гостя»
Кейтеринг вписали суммой по прошлому мероприятию, а гостей стало на тридцать больше. Смета не изменилась, счёт от подрядчика изменился. Всё, что выдаётся каждому, должно умножаться на число людей — тогда при правке числа гостей пересчитается само.
Забыты расходы вокруг мероприятия
Монтаж накануне, демонтаж ночью, доставка и вывоз, питание команды, парковка, такси для подрядчиков. По отдельности мелочи, вместе — десятки тысяч, которых не было в смете.
Наценка срезана на переговорах
Самая дорогая уступка: расходы остаются прежними, исчезает ровно ваша часть. Уменьшать нужно объём, а не свою долю, — и смета показывает, какой именно объём уменьшить.
Частые вопросы
Что включать в смету мероприятия?
Всё, за что вы заплатите живыми деньгами: аренду площадки, кейтеринг, оформление, свет и звук, персонал на площадке, фото и видео, логистику и монтаж. Отдельно закладывают то, о чём вспоминают в последний день, — доставку и вывоз оборудования, питание для команды, парковку, страховку площадки и запас на непредвиденное. Именно эти строки чаще всего съедают маржу, потому что их не было в смете, а платить пришлось.
Какие расходы считать на гостя, а какие целиком?
На гостя считают всё, что физически выдаётся каждому: питание, напитки, посадочное место, подарок, welcome-набор. Целиком — то, что не меняется от числа людей: аренда площадки, работа ведущего, световое оборудование, декор сцены. Проверка простая: если придёт на двадцать человек больше, вырастет ли этот расход? Вырастет — значит на гостя.
Какую наценку ставить на смету?
В event-агентствах чаще всего работают в диапазоне 20–40 % к смете расходов, и это не прибыль, а всё, из чего вы живёте: работа менеджера, офис, налог, простои между заказами и правки, которые заказчик считает мелочью. Важно помнить арифметику: наценка 30 % даёт маржинальность 23 % от цены, а не 30 %.
Как считать стоимость на человека?
Разделите итог сметы на число гостей. Это ключевая цифра при сравнении предложений: заказчик почти всегда мыслит именно ей. Полезно посчитать её дважды — по расходам и по цене: разница между ними и есть то, что остаётся вам с каждого гостя.
Что делать, если заказчик просит уложиться в бюджет?
Не срезайте наценку — это первое, что приходит в голову, и худшее решение: расходы остаются, а исчезает именно ваша часть. Уменьшайте объём: меньше гостей, проще декор, кейтеринг другого уровня, площадка в будний день. Сметa снизу вверх для того и нужна — видно, какая строка сколько весит, и разговор с заказчиком идёт про конкретные позиции, а не про «сделайте подешевле».
Нужно ли закладывать запас на непредвиденное?
Да, и это отдельная строка сметы, а не надежда на наценку. Обычно закладывают 5–10 % от расходов. Мероприятие — единственный проект, где ошибку нельзя исправить на следующий день: если не хватило стульев или сломался звук, вы платите за срочное решение по любой цене.
Соседние расчёты
Наценка, которую вы ставите на смету, и то, что реально остаётся с цены, — разные числа: калькулятор наценки показывает разрыв. Сколько мероприятий нужно провести за месяц, чтобы закрыть офис и зарплаты, считает точка безубыточности.
В этой смете нет налога и агентской комиссии — они считаются процентом от цены и заметно меняют итог. Полный калькулятор проекта учитывает их, хранит расчёты по мероприятиям, сравнивает план с фактом и выгружает смету в Excel с живыми формулами — сервис вырос из рабочей таблицы event-агентства, и эта часть в нём проработана лучше всего.